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28 aprile, 2007

Piano Comunicazione interna: condiviso per rinnovare dall’interno


DaIl Sole 24 Ore - Guida agli Enti Locali Numero 17 del 28/04/2007 Pagina 12
Migliorare lo scambio di informazioni e la condivisione degli obiettivi comuni: è la mission del progetto di comunicazione che ogni amministrazione deve adottare quale strumento per governare i processi informativi che caratterizzano la propria attività. Sui contenuti di questo strumento deve agire un gruppo di lavoro dei comunicatori istituzionali dell’ente
di Domenico Pennone
I dipendenti di un'amministrazione pubblica dovrebbero essere sempre messi nella condizione di conoscere e di sentirsi parte dei programmi e delle iniziative del proprio Ente. Questa partecipazione “attiva” alla vita della propria amministrazione dà un senso al proprio ruolo e alla propria specifica attività. Grazie alla comunicazione interna è possibile coinvolgere i lavoratori a vario livello facendo loro condividere valori e metodologie di lavoro comune.È buona norma definire periodicamente le attività che consentono di raggiungere tali ambiziosi obiettivi, adottando strategie di comunicazione interna idonee al risultato. Questo è possibile redigendo e approvando uno specifico piano di comunicazione. Il piano di comunicazione interna è sempre parte (non secondaria) del piano generale di comunicazione.
LE RESISTENZE
Nella stesura del piano occorre prestare particolare attenzione alle difficoltà e resistenze fisiologiche legate alle novità che l'introduzione di metodologie di comunicazione articolata può generare. Bisogna evitare che le attività di comunicazione interna possano essere percepite come un'ulteriore incombenza e creare scontento e disagio. Occorrerà chiarire sempre che le attività proposte sono occasione e opportunità per i singoli e per l'intera struttura amministrativa.Il principale obiettivo del piano deve essere, dunque, proprio quello di creare un ambiente favorevole e soprattutto bene informato sulle attività programmate di comunicazione interna. Il piano dovrebbe per questo godere del massimo di legittimazione e condivisione possibile.
CHI LO REDIGE
La stesura del piano di comunicazione interna andrebbe ovviamente affidata allo stesso gruppo di lavoro che si occupa della definizione del piano generale di comunicazione “aziendale”. In tal senso, il gruppo di lavoro potrebbe essere identificato con quanto indicato dalla direttiva Frattini del 7 febbraio 2002 - Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni. La direttiva individua nella creazione di una struttura di coordinamento trasversale - composta dal Responsabile URP, dal Capo Ufficio Stampa e dal Portavoce - le funzioni di programmazione, indirizzo e raccordo per la redazione del piano di comunicazione dell'Ente.La soluzione proposta dalla Direttiva consiste dunque nell'istituzione di un “organismo” collettivo formalizzato.Purtroppo, tale struttura non ha alcuna esplicita autorità formale. È invece opportuno che il piano di comunicazione generale, ma anche e soprattutto quello interno, sia approvato formalmente dal massimo organo decisionale dell'amministrazione. Al gruppo di lavoro, andrebbe affidata l'attività di stesura e coinvolgimento collettivo nella definizione del Piano. All'organo politico o tecnico decisionale il compito di approvare e quindi legittimare il piano. Ovviamente tale legittimazione non ha senso se l'organo politico o tecnico è anche promotore del progetto.
COSA DEFINISCE
Scopo del piano è quello di migliorare il sistema informativo all'interno dell'Amministrazione, migliorando la produttività e il clima generale che si realizza nell'organizzazione nel suo complesso.Il piano dovrebbe allora in primo luogo individuare le strutture e le attività che consentono di razionalizzare la rete di comunicazione interna. Questo dovrà avvenire senza perdere di vista che lo scopo è anche quello di migliorare, grazie a queste attività, la comunicazione esterna. Nel piano vanno inserite:
le modalità di scambio delle informazioni;
le regole cui tutti i settori dovranno attenersi nello scambio di informative e atti;
i migliori canali comunicativi interni ed esterni da utilizzare;
le regole minime per migliorare la qualità delle informazioni da veicolare e soprattutto le opportunità e i vantaggi per tutti i partecipanti.
GLI STRUMENTI
All'interno dell'amministrazione esistono sicuramente canali e strumenti di comunicazione già attivi e funzionanti. Lo scopo del piano sarà quello di cercarne di nuovi e di rendere, quelli già presenti, adeguati al cambiamento in corso.Gli strumenti classici utilizzabili sono le newsletter o bollettini periodici di informazione ma anche la definizione di un quadro di riunioni periodiche. Anche gli strumenti elettronici (intranet, posta elettronica) possono ormai essere considerati “tradizionali”. Nel piano dovrebbero essere definite la loro modalità d'uso e gli strumenti da utilizzare per favorirne l'utilizzo attivo.
Attività più innovative, che possono essere inserite in un piano di comunicazione, sono quelle che utilizzano i cosiddetti strumenti di ascolto interni. Queste attività vanno programmate e sicuramente possono rappresentare occasioni per lo scambio di idee e la verifica delle aspettative singole e collettive.Ricerche e sondaggi sulla motivazione, sullo stato dei rapporti interpersonali, ma anche “la cassetta delle idee e dei suggerimenti” rappresentano iniziative idonee da inserire in un buon piano di comunicazione.Particolare Attenzione va posta infine agli strumenti che consentono di conservare le informazioni rendendole sempre disponibili a chi ha la necessità di utilizzarle in seguito.
DESTINATARI
La programmazione, garantita da un Piano condiviso, aumenta l'efficacia della comunicazione e consente di segmentare il target interno sulla base delle loro caratteristiche e bisogni particolari. Qualunque organizzazione è composta al proprio interno da segmenti di pubblico identificabili e aggregabili secondo criteri diversi ed è composta di figure molto differenziate e articolate per professionalità, linguaggi e competenze. Di questo bisognerà tenere conto nella stesura del piano. L'errore principale che si può compiere è di predisporre un piano che sia rivolto solo a una parte, anche se maggioritaria, della struttura organizzativa. Non è mai corretto, ad esempio, escludere, tra i soggetti coinvolti nel piano, i settori decisionali, apicali e/o organi politici. Ovviamente rivolgersi ai ruoli decisionali piuttosto che ai ruoli operativi comporta la scelta di metodi e strategie diverse. Metodi e strategie che andranno opportunamente “profilate”.
CONTRIBUIRE AL CAMBIAMENTO
Il piano di comunicazione interna può diventare una risorsa importantissima per modificare processi organizzativi e affermare un modo diverso di essere e fare amministrazione. Personale informato, che si senta parte di un progetto collettivo, crea motivazioni e partecipazione ai processi di cambiamento. Col piano di comunicazione interna, l'organizzazione potrà definire e standardizzare le fasi di questo cambiamento. Superare resistenze culturali e organizzative. Creare le condizioni affinché le strategie di cambiamento divengano chiare, esplicite, condivisibili.Se la comunicazione interna è uno strumento imprescindibile per il cambiamento e la riorganizzazione della Pubblica amministrazione, il piano può assumere la connotazione di strumento di aggregazione e definizione dei processi informativi dello stesso cambiamento.

Link utili
Cantieri è il programma che il Dipartimento della Funzione Pubblica ha promosso per accelerare e dare concretezza ai processi di innovazione nelle amministrazioni pubbliche.Sul sito una ricca area dedicata ai piani di comunicazione www.cantieripa.it URPdegliURP, promosso dal Dipartimento della Funzione Pubblica per sostenere e valorizzare la funzione di comunicazione nell'ambito delle istituzioni pubbliche. Tutto quello che serve per redigere un piano di comunicazione. www.urp.it Il piano di comunicazione nelle amministrazioni pubbliche, a cura di Nicoletta Levi, Analisi e strumenti per l'innovazione, I manuali, Edizioni Scientifiche Italiane, Napoli 2004.È possibile scaricare l'intero testo dal sito www.urp.it nella sezione “Le pubblicazioni”Un esempio di piano. Il piano di comunicazione 2007 del Ministero degli affari esteri. www.esteri.it Vedere nalla sezione “Comunicazione”

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